Czym jest zarządzanie? Czym są systemy wspomagające zarządzanie? Czym się różni (i czy w ogóle) system od oprogramowania? Czym są dane? Czym są dokumenty? Takie pytania można stawiać tylko na podstawie lektury artykułów na temat nowoczesnych metod zarządzania jak i ofert dostawców różnego rodzaju rozwiązań. Niestety nie raz są to albo fragmentaryczne rozwiazania a nie raz po prostu pseudo-narzędzia mające samorzutnie rozwiązać jakiś problem ale w to ostatnie chyba nikt rozsądny już nie wierzy.

Zarządzanie procesami biznesowymi to tak na prawdę okresowe robienie zdjęć lotniczych nad rzekami, skuteczne sterowanie ich biegiem polega wyłącznie na tworzeniu właściwego środowiska a nie tylko koryt i wałów, jak się okazuje i tak nietrwałych, nie wytrzymują sytuacji ekstremalnych a to one budują przewagę firm na rynku.

Niedawno (14-15 Lipca 20100) odbyła się konferencja EOIF GigaCon 2010 poświęcona systemom obiegu dokumentów. Nie jest moim celem streszczanie tej konferencji, jednak po niej nasunęło mi się kilka przemyśleń. Pierwsze to, czym tak na prawdę są te systemy, po drugie, dlaczego ich wdrożenia są tak mało przewidywalne. Po kilku rozmowach z ich użytkownikami w kuluarach można odnieść przekonanie, że analizy wymagań są tu niepotrzebne bo w większości przypadków to co zostaje, w efekcie wielu prób, wdrożone i odebrane jako końcowy produkt, niewiele ma wspólnego z wynikami pierwotnej analizy wymagań. Jednym z wielu przykładów jakie poznałem to pewien urząd, w którym analiza przedwdrożeniowa opisywała prawie 300 procesów, po wdrożeniu okazało się, że jest ich 15 (!). W efekcie projekty tego typu cechują się znacznie większym kosztem niż planowany lub nawet wstrzymaniem projektu z powodu wyczerpania funduszy. Dlaczego tak się dzieje? Otóż modelowanie przepływu pracy, dokumentów i procesów jest na etapie analizy bardzo często błędnie utożsamiane z „zapisywaniem tego co robią ludzie” co jest poważnym błędem. (tu streszczenie, kompletny dokument PDF do pobrania, link na końcu tekstu)

Byłem niedawno na konferencji zatytułowanej Knowlegde Management czyli po prostu Zarządzanie Wiedzą (dlaczego polskie konferencje w Polsce nazywają się po angielsku?). Konferencja, jak w filmach Hitchcocka, zaczęła się mocno a potem napięcie rosło: prelegent referatu wprowadzającego stwierdził, że nie trzeba definiować pojęcia „wiedza” by dyskutować o zarządzaniu wiedzą. Ale opowiem kilka słów o samej konferencji i tym co sam o tym, czyli o zarządzaniu wiedza, sądzę J.

Na początek dwa cytaty:

"Większość administratorów obawia się m.in. kosztów i czasu trwania aktualizacji systemu ERP. Z drugiej strony, w większości przypadków o konieczności zmiany wersji systemu decydują nie potrzeby biznesowe, a zbliżający się koniec okresu wsparcia technicznego."

"Wyniki badania ankietowego przeczą działaniom podejmowanym przez producentów systemów ERP - nie tylko niemieckiego koncernu SAP. Systemy o budowie monolitycznej są stopniowo zastępowane oprogramowaniem tworzonym w architekturze modułowej. Wprowadzane są m.in. nowe - często darmowe narzędzia i praktyki, pozwalające na ograniczenie przestojów i kosztów aktualizacji systemu do minimum."

Ciekawe jest to, że dostawcy i wykonawcy oprogramowania często zawyżają wartość swoich usług w zasadzie na życzenie zamawiających. Robią nie ze złej woli, robią to bo zamawiający niejako sami o to proszą. Dyskutuję przy okazji projektów z wieloma programistami, projektantami, wdrożeniowcami i prawie wszyscy mówią jedno: to zamawiający ma określić swoje wymagania, jeśli określi jej zbyt ogólnikowo musimy w ofercie założyć margines bezpieczeństwa kosztów na wszelkie zmiany i uściślenia jakie klient najprawdopodobniej wniesie podczas realizacji tak słabo udokumentowanego projektu. Korekty będą na pewno bo na podstawie "jednej strony" opisu wymagań nie da się stworzyć miarodajnego projektu, twórca oprogramowania będzie więc gdybał na koszt zamawiającego. To z tego powodu, moim zdaniem, popularne są metody odkrywania wymagań poprzez kolejne prototypy. Programista sam nie określi wymagań ale będzie żądał pieniędzy za te prototypy no bo przecież nie będzie dopłacał do swoich usług.